リモートワークの導入事例 アットノエルの場合

アットノエルの水上です。

うちではリモートワークを導入しています。
コロナの件もあり、スタッフはリモートワークがメイン、オフィスにいるのは僕一人、ということもめずらしくありません。

お客さまからリモートワークの導入についてご相談いただくこともありますので、今日はどんなふうに、どんなツールを使って仕事を進めているのか、その1日の流れやメリット・デメリット、課題等をまとめてみようと思います。

リモートワーク 一日の流れ

9:00 出勤

チャットツール「slack」でみんなに挨拶します。
オンラインになっているのかオフラインなのかも一目瞭然なので、寝坊していたらすぐにバレます笑

なお、遅刻や早退、有給申請もslackに流すルールになっています。

また、特に僕は打ち合わせ等の外出も多いため、その日「つかまりにくい時間」をみんなに共有します。

スケジュールは「Googleカレンダー」でも共有していますが、見落としや忘れてしまうこともあるので、そのフォローですね。

9:10 ラジオ体操

うちは毎朝ラジオ体操をします。
デスクワークメインだと、どうしても体がなまってしまうので、みんなでやるようになりました。
リモートワークでどうやってラジオ体操?と思われるかもしれませんが、僕が「LINE」でライブ配信しているだけです。

スタッフのみんなは僕のラジオ体操を見ながら、各々自宅で体操します。

ラジオ体操が終わると「今日もよろしく!」とみんなにあらためて挨拶して業務を開始します。

9:15 業務開始

いざ業務開始。

日によって作業内容も異なりますが、一環して業務に欠かせないツールやクラウドサービスを挙げてみます。

 

タスク管理:asana

https://asana.com/ja

例えば「案件Aの更新作業」「案件Bのページデザイン」「案件Cのコーディング」等、ひとつひとつの作業指示を管理するツールです。
こういったツールは、Web業界やデザイン業界以外の方にはあまり馴染みがないかもしれません。

チャット機能も備わっているため、各作業の質問や相談等のやりとりは、このasana上で行っています。

同じチャットでも

  • 作業のやりとりはasana
  • それ以外はslack(雑談・社内連絡事項等)

といった感じで使いわけています。

よく、勤怠管理の面で「ちゃんと仕事してるかどうやって管理してるの?」と聞かれるのですが、
誰が何をやっているかはasanaでわかりますし、各成果物が上がってこなければ一目瞭然なので、それ以上は管理していません。

 

データ・ファイル共有:box

https://www.box.com/ja-jp/home

データやファイルの共有はストレージサービスです。
例えば「案件Aの写真はここに入れといたからね!」「案件Bのデザインデータ入れといて!」といった具合に使います。

 

打ち合わせ:zoom

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

うちは週に1回、ディレクター会議というのがあります。僕とディレクターで、各案件の進捗共有のミーティングです。
電話でも良いのですが、同じPCの画面を見ながらした方がスムーズなので、zoomの画面共有機能を使いながら通話しています。
ディレクター会議以外でも同様に、画面共有が必要な相談等したいときに使います。

 

電話代行:fondesk

https://www.fondesk.jp/

冒頭に書いたとおり、僕は外出することも多いです。そのため事務所の電話に出ることができません。いたとしても、トイレにいったりお昼ごはんにいったりもしますしね。

その対応策として、電話代行サービスを使用しています。
事務所に電話をかけるとオペレーターさんにつながり、いつ・誰から・どんな連絡があったのかをチャットで教えてくれます。

 

見積もり・請求管理:misoca

https://www.misoca.jp/

misocaというサービスを使っています。
見積もり書・請求書の作成。PDFでのダウンロードはもちろん、郵送依頼もできます。
創業依頼ずっと使ってます。

 

勤怠管理:Googleスプレッドシート

https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/

Googleスプレッドシートでタイムシートを各自記録しています。
クラウドサービスではありますが、管理方法としては意外と?アナログです。
オンラインで勤怠を記録できるサービスはいろいろあるので、使ってみても良いと思います。

18:00 退社

うちの定時は18時です。
あがるときは、朝と同じようにslackでみんなに「おつかれさまでした!」と挨拶して退勤します。

 

※Webサイトの制作ツールやオフィス系も含めると、もっといろいろあるのですがリモートとは関係ない部分もあるため、今回は割愛します。

リモートワークで使っているアプリ

slackやasanaはスマホアプリも入れています。
コミュニケーション系ですね。外出先、移動中などでもよく使います。

営業職の方や、外出が多い場合は、インストールをおすすめします。

リモートワークの注意点

注意点は、なんといっても指示のやりとりですね。

目の前にいる人に仕事の指示をするのと、リモートで指示をするのとではやはり勝手が違います。
特に管理職や、僕らのような業種で言えばディレクター、最初はやはり苦労することもあるかもしれません。

目の前で「あのさ、あの案件なんだけど、ここがこうでああでね、こうしといて!よろしく!」といった指示の仕方は無理です。
指示を受ける側も、雑な指示だと誤解してしまったり、充分に理解しきれず苦労します。

うちは、前述したasanaで指示を出しますが、指示ひとつ出すのにかなり時間をかけます。
(リモートでなくとも、本来その方がいいと思いますが..)

関連記事:たかが作業指示、されど作業指示。

リモートワークのメリット

うちのスタッフから挙がったリモートワークのメリットをまとめました。

仕事に集中できる

事務所で話しかけられるようなことも少ないので、うちのスタッフは家の方が捗るという人が多いです。

ラフな服装でリラックスして仕事ができる

テレビ電話などで打ち合わせする場合はまた違うかもしれませんが、服装にあまり悩まず、部屋着などでリラックスして仕事ができるという意見も。

通勤時間の短縮

通勤時間をゼロにできます。特に自宅と会社が離れている人にとっては大きな違いですよね。
そのため、朝、余裕をもって仕事を始められるという意見も。

家族の時間・家庭の時間

仕事が終われば、すぐにプライベートな時間になるため、家族との時間が増えます。
勤務前やお昼休み等に家事ができることもメリットのひとつ。

 

リモートワークのデメリット

メリット同様、うちのスタッフにリモートワークのデメリットを聞いてみました。

仕事に集中できない

メリットのひとつに「仕事に集中できる」と挙げましたが、これは環境にもよります。
元気いっぱいの小学生がいるご家庭、ましてや今のように休校中の場合は、かえって難しい場合もあるでしょう。

相談しにくい

すぐ隣に座っていれば、「ここどう思いますか?」「ここってどういう意味ですか?」等、気軽に聞ける場合も多いのですが、チャットや電話だと、気を使ってしまったりする場合があるのも事実です。

だからこそ、わかりやすく丁寧な指示出しや、相談しやすい空気感が大切ですね。

運動不足

通勤で歩かないため、運動不足になりがち。またそれに伴い寝つきが悪くなるといった意見もありました。

メリハリがつけにくい

通勤がない、仕事する場所とプライベートな場所が同じであるため、やはりメリハリをつけにくい人もいます。

リモートワークの課題

どんな働き方であれ課題はあります。リモートワークの場合でもいろいろと課題はあるのですが、大きく2つの課題を挙げます。

コミュニケーション量

どうしてもコミュニケーション量は減りがちです。
うちの場合は、シンプルに定期的にいっしょに晩ごはんを食べに行くことで、普段のコミュニケーション不足を補っています。

未経験の新人さんへの対応

ある程度、社歴の長いスタッフが多いと阿吽の呼吸でできることも多いのですが、例えば未経験の新人さんが入社した場合などは、研修なり工夫が必要かと思います。
会社の仕事の進め方を理解したうえでのリモートワークですからね。

 

 

ここに挙げたツールややり方は一例に過ぎません。

例えば、見積もりのクラウドサービスだけでもmisocaやfreee等いろいろありますし、タスク管理ツールやストレージもたくさんあります。
実際に使ってみて、使いやすいものを選べばいいと思います。なかには無料でお試しできるものもあります。

うちもチャットはslackではなくチャットワークを使っていた時代もありますし、紆余曲折を経て、このカタチになりました。

業種・業態によって、導入できる企業とそうでない企業があるとは思いますが、リモートワーク・テレワークの導入をお考えの方の参考になれば幸いです。

それでは。

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