お客さまのメール設定をサポートしていると、受信設定をする際、POPが良いかIMAPが良いかかというお話がよく出てきます。

どちらが良い悪いではなく、役割や使い方によって選ぶことになるのですが、何がどう違うのか、その違いをまとめておこうと思います。

基礎知識

まず基礎知識として、普段みなさんが何気なくお使いのメールは、PCやスマートフォンなどの端末から、直接お相手の端末へ届くわけではありません。必ずサーバーを経由します。

あなたが送ったメールはまずサーバーへ届き、そこからお相手が受信する、という流れになります。

そして、その受信方式には、「POP」と「IMAP」の2種類があり、それぞれ下記の違いや特徴があります。

POP

POPはサーバーにあるメールを、PCやスマートフォン等の端末にダウンロードし、端末上でメールを管理する仕組みのこと。

「Post Office Protocol（ポストオフィスプロトコル）」の略称で、「ポップ」と読みます。

POPの特徴

• サーバーと端末との間で同期を行わずにメールをサーバーから取得します。
• そのため、メールの既読・未読のステータスは、維持されません。メールの削除等、メールに対して実行されたアクションは、その端末にのみ反映されます。
• お使いのメールソフトにて「サーバーにコピーを保存する」といった、オプションを設定しない限り、ダウンロードされたメールはサーバーから削除されます。
• よって、サーバー容量をひっ迫することなく、端末の容量が空いている限り、メールの受信が可能です。

POPのおすすめ利用シーン

• メールを1台の端末でのみ利用する場合
• サーバーの容量が少ない場合

IMAP

IMAPはサーバーにあるメールをPCやスマートフォン等の端末にはダウンロードせず、サーバー上でメールを管理する仕組みのこと。

「Internet Message Access Protocol（インターネットメッセージアクセスプロトコル）」の略称で、「アイマップ」と読みます。

メールを端末にダウンロード・保存しないことから、POPに比べセキュリティ面においてポジティブな仕組みとして言われることがあります。

IMAPの特徴

• サーバー上でメールを直接管理します。
• そのため、メールの既読・未読・削除等のステータスが維持されます。また、それらメールに対して実行されたアクションは、全端末で共有されるため、例えばPCで開封済みのメールを、スマホでもう一度開封しなければならない、といったことがなく、一元管理しやすいのが特徴です。
• メールサーバーの容量制限に達した場合、不用なメールを削除しなければ、新たにメールを受信することができなくなります。

IMAPのおすすめ利用シーン

• 複数の端末でメールを管理したい場合
• スマートフォンなど、外出先でもメールを見たい場合

スマートフォンの普及により、複数台でメールの送受信がしたいとケースが増え、そういう意味では、IMAPが主流です。

 

つまり、1台の端末でしか受信しない場合はPOP、複数のPCやスマホで受信するときはIMAP、ということになります。

基本的にはその考え方で問題ありません。

ただし、実のところ、複数端末での利用だからといって、必ずしもIMAPが良いとは限らず、POPの方が良い場合があります。

※メールソフトの種類はとても多く、なかにはPOPででしか設定できないといったメールソフトもあります。

 

複数端末管理でもPOPが良い場合

※前提として、端末へのインストール型のメールソフトの場合となります。

まず結論ですが、複数人で同じメールアドレスを使用する場合は、POPがオススメです。

例えば、info@example.com、support@example.comといった、お客さまの対応窓口になっているようなメールアドレスは、複数人で利用することも少なくないでしょう。

メール見落としの可能性を考慮する

前述したとおり、IMAPはメールを端末にダウンロードするのではなく、サーバー上で管理し、メールのステータス（既読・未読・削除等）は連動します。

つまり、担当者AさんのPCで開封したメールはその時点で、担当者BさんのPCでも開封済みになります。

その結果、Bさんは開封済みとなったその新規メールを見落とす可能性が生まれます。

メールの削除ミスを考慮する

また、Aさんが誤ってメールを削除してしまった場合、Bさんの方でも連動して削除されます。

IMAPの場合、Aさんが削除してしまった時点でサーバーからも削除されてしまうため、もう誰もそのメールを見ることができなくなります。

 

こういった点を考慮すると、複数人で同じメールアドレスを使用する場合、POPをオススメしています。

勘の良い方は「え？POPでも、ダウンロードされたメールはサーバーから削除されちゃうんじゃ？」と思われたかもしれません。

それはそうなのですが、POPの場合、オプション設定で残しておくことが可能です。

POP受信であえてサーバーに残しておく

メールソフトの設定を「POP受信であえてサーバーに残しておく」という設定にしておけば、Aさんが開封してもBさんも新規メールとして受信できます。

また、Aさんが誤って削除してしまった場合も、Bさんの方のメールが削除されることはありません。

ただしこの場合、サーバーから削除する日数を適切に設定しておかないと、IMAPと同じようにサーバーの容量がひっ迫します。

1週間、1ヶ月、3ヶ月等でサーバーから削除されるよう設定しておくと良いかと思います。

IMAPだったとしても、結局はサーバーの容量を気にしなくてはならないことをふまえると、「POP受信で一定期間で受信サーバーから削除」が無難、というケースもよくあります。

 

 

また、このように「POP受信で一定期間サーバーに残しておく」という設定にしておくメリットとして「端末を買い替えた場合」があります。

例えばPCを買い替えた場合、過去のメールデータの引っ越しをしなくても、少なくともサーバーに残っている分に限っては、メールの受信設定をしただけで、すべてダウンロードできます。

こういった端末買い替え時のことを考慮すると、そもそもインストール型のメールソフトではなく「Google Workspace」や「Microsoft 365」などをはじめとした、クラウド型のメールソフトの方が便利なのですが、このあたりのことはまた別の機会に。

 

お問い合わせ・ご相談をご検討中のお客さまへ

ここまでお読みくださりありがとうございます。

メール受信設定におけるPOPとIMAPの違いや特徴について、長々と書かせていただきましたが、多少なりともご理解いただけましたでしょうか。

弊社お客さまにおかれましては、メールを管理方法や端末の台数等、ヒアリングのうえ、設定をサポートさせていただきますのでご安心ください。